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Présentation du SIEC

Le SIEC (Service Interacadémique des Examens et Concours ou Maison des Examens) organise les examens et concours pour les académies de Paris, Créteil et Versailles.
La Maison des Examens a deux missions essentielles :

• D’une part, elle a une capacité d’accueil de 4 000 places en site propre.
• D’autre part, la Maison des Examens organise et pilote des examens et concours sur site, notamment dans les EPLE. C’est le cas par exemple du baccalauréat.

Place de la procédure de déclaration des états de frais

La convocation des professeurs dans le cadre des examens leur ouvre le droit au paiement d’indemnités de jury et au remboursement des frais occasionnés pour se rendre jusqu’au centre d’examen pendant la durée des épreuves.
La mise en paiement s’appuie sur la déclaration d’un état de frais qui identifie le professeur, répertorie les prestations réalisées et liste les frais engagés. Cet état de frais suit le schéma de validation ci-dessous :

Un état de frais contient deux types de données d’un point de vue budgétaire et comptable :

• Les données relatives aux dépenses de personnel pour les prestations rendues par les professeurs (données Titre II).
• Les données relatives au remboursement des frais de déplacement, d’hébergement et de repas (données Titre III).

Le contrôle de l’état de frais d’un point de vue budgétaire pour mandatement (avant-dernière étape ci-dessus) traite ces deux types de données de façon séparée.

STEFANIE

STEFANIE dématérialise la procédure de déclaration et de validation de l’état de frais en procurant aux différents acteurs (professeurs, chefs d’établissement et contrôleurs) les écrans nécessaires. STEFANIE met aussi à disposition des gestionnaires du SIEC des prévisions des dépenses de JURY très tôt et ceci en les calculant automatiquement à partir des données contenues dans les convocations. Ces prévisions s’affinent au fur et à mesure du cycle de vie de l’état de frais jusqu’à l’introduction des données définitives dans le système comptable. STEFANIE automatise la saisie, la validation, le contrôle et le transfert au système de gestion des états de frais. STEFANIE permet également de rendre aux différents acteurs des services complémentaires :

• Pré-remplissage des états de frais pour les professeurs.
• Possibilité de remontée vers le système d’information de gestion des convocations JURY des données d’états de frais.
• Contrôles de cohérence automatiques pour les chefs d’établissement.
• Outils de gestion des listes d’affectation pour les chefs d’établissement.
• Calcul automatique des imputations budgétaires pour les gestionnaires.
• Transfert des données d’états de frais vers KHEOPS sans re-saisie par les gestionnaires.
• Prévisions de dépenses dès l’émission des convocations pour les gestionnaires.

SYSTEME DE CONVOCATION JURY

Les Académies gèrent les convocations des professeurs aux différents types d’épreuves avec un système d’information nommé JURY. L’application JURY interagit à deux niveaux avec STEFANIE :

• En entrée pour initialiser les états de frais à partir des données des convocations
• En sortie pour récupérer les états de frais à des fins d’analyse locale.

SYSTEME DE CONVOCATION KHEOPS

KHEOPS est le système de gestion financière. Il assure, entre autres, les fonctionnalités suivantes :

• Comptabilité de l’ordonnateur
• Suivi budgétaire et financier pour le contrôle de gestion
• Liquidation des dépenses
• Préparation du mandatement
• Suivi budgétaire et financier pour le contrôle de gestion

Dans le cadre de STEFANIE, KHEOPS assure notamment la gestion et le mandatement des indemnités liées aux convocations des professeurs. Le système KHEOPS est destinataire des données contenues dans les états de frais transférés sous une forme propre à leur exploitation dans le système.