UNE PLATEFORME POUR LES FONCTIONNELS
Dans le cadre de la simplification des démarches administratives, la Région Limousin a souhaité mettre en place une plateforme générique de dématérialisation de ses procédures internes et externes Cette plateforme, Planet Limousin a pour vocation de dessevir tous les acteurs de ses processus via internet.
Elle concerne :
- Les Usagers (entreprises, associations, particuliers) qui peuvent effectuer leurs démarches, en suivre l’avancement et répondre aux sollicitations de la Région,
- Les Agents de la Région pour l’instruction des démarches et les relations avec les demandeurs et les partenaires, qui sont des tiers intervenant dans le cours de ces démarches,
- Les Partenaires, pour effectuer leur intervention, à distance, dans ces processus collaboratifs.
Planet Limousin est intégrée avec le système d’information existant de la Région. Elle a pour particularité de permettre une gestion administrative intégrale des relations avec ses interlocuteurs, sans utilisation de papier, puisque tous les échanges effectués dans le cadre de ces démarches le sont électroniquement.
Description fonctionnelle de Planet Limousin
Le projet a consisté à mettre en place le socle commun à l’ensemble des procédures et à dématérialiser les deux premières : les demandes d’aides du Pôle Economie et Emploi (PEE) et la gestion administrative des formations professionnelles de la Direction de la Formation Professionnelle et de l’Apprentissage( DFPA).
Les Usagers et les Partenaires peuvent signer électroniquement tous leurs documents sans avoir à acquérir un certificat électronique personnel grâce à un certificat temporaire généré spécifiquement pour chaque signature par la Région en tant qu’autorité de certification.
Les Agents habilités, de la Région, à valider et signer le font via un parapheur électronique avec leur certificat individuel.
Tous les utilisateurs de Planet sont guidés dans leur travail par la plateforme qui leur présente, au bon moment, les éléments leur permettant de réaliser correctement leur rôle.
En d’autres termes, on leur présente :
- Les nouveaux dossiers non encore pris en compte,
- Les dossiers qu’ils ont traités ou sur lesquels ils ont de nouveau à intervenir à un certain stade de leur avancement,
- Les dossiers qu’ils sont actuellement en train de traiter,
- Les dossiers pour lesquels une intervention attendue du demandeur ou d’un partenaire n’a pas eu lieu dans les délais impartis,
- Les Commandes, avenants ou notification,
- Les documents envoyés à la signature et qui sont revenus ou pour lesquels la validation a été refusée.
Les deux premières procédures dématérialisées sont complexes puisqu’elles sont composées d’environs 700 écrans et qu’un dossier dispose de 250 états possible pour le caractériser.
ENVIRONNEMENT TECHNIQUE
La plateforme technique s’appuie sur :
- e-Citiz pour la dématérialisation des processus
- Petals ESB pour l’intégration SOA des Back Offices dont la Gestion Financière Bull SAFIR
- Alfresco pour la Gestion Electronique de Documents
- LDAP et CAS pour la gestion des identités et le SSO
DEROULEMENT DU PROJET
Le projet a démarré en septembre 2009.
La procédure de gestion administrative des formations professionnelles a été mise en production en septembre 2010. Dès la première année 95% des Organismes de Formation (OF) identifiés ont créé un compte sur Planet Limousin, Il y a eu 1500 dépôts pour le premier appel d’offres.
La procédure demandes d’aides du Pôle Economie et Emploi a été mise en production en Août 2011.
L’ensemble a été reversé à la Communauté e-Citiz pour être proposé aux autres Régions Française.
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