Le Conseil Régional d’Aquitaine systématise le recours aux téléprocédures de demandes d’aides individuelles. Réalisées d’abord de façon sur-mesure et déconnectées, elles sont maintenant intégrées systématiquement au système d’information.
Après une première téléprocédure destinée aux jeunes dans le cadre du festival lycéen permettant aux candidats de déposer leur projets et qui a connu un vif succès, le Conseil Régional Aquitaine a réalisé en 2004 une deuxième expérience de téléservice : le dispositif Coup’d Pouce pour les demandes d’aide à l’acquisition de livres ou de matériels des lycéens.
L’ensemble de la procédure était dématérialisée depuis la saisie de la demande, effectuée depuis le domicile ou le lycée, jusqu’à la gestion de l’aide. Une convention avec la Trésorerie a permis de supprimer les pièces justificatives (RIB, certificat de scolarité, attestation d’allocation de rentrée scolaire), les informations étant directement transmises par CD-Rom au payeur régional qui pouvait toujours effectuer un contrôle a posteriori de la validité de la demande.
Une hotline, assurée par 6 ou 7 personnes, a été par ailleurs mise en place pour aider les jeunes à remplir leur formulaire de demande. Avec 35.000 dossiers traités, cette téléprocédure fut un succès et a été reconduite en 2006.
Toutefois ce téléservice concernait un type d’aide pour lequel l’instruction était relativement légère, et était donc difficilement transposable à l’ensemble des autres subventions allouées par la Région.
En 2006, le Conseil Régional d’Aquitaine découvre e-Citiz, la plate-forme de conception et de déploiement d’e-services et décide de passer du "sur mesure" à la systématisation et du mode déconnecté à l’intégration des e-services avec le back-office.
En juillet 2006, dans le cadre de ses nouvelles compétences en matière de gestion des aides individuelles, et à l’occasion de l’acquisition du logiciel de gestion de subvention Progos proposé par MGDIS,
le Conseil Régional a mis en place un extranet Bourse pour les étudiants des secteurs social et para-médical. Grâce à un partenariat avec Génigraph et l’utilisation de e-Citiz, MGDIS, qui n’avait pas les moyens d’assurer un développement pour chaque demande spécifique, a pu réaliser la téléprocédure en trois mois.
Mise en ligne en septembre 2006, la téléprocédure a enregistré, après 2 jours de fonctionnement, 500 demandes complétées par les étudiants. La téléprocédure permet aux étudiants qui voient leur démarche simplifiée, de faire des simulations et de suivre en ligne l’état d’avancement de leur dossier le tout de façon sécurisée par mot de passe. Les données saisies sont transférées automatiquement dans Progos de MGDIS, lui même interfacé avec le logiciel de gestion financière (Ariane de GFI) pour paiement.
Les avantages offerts par la téléprocédure “ demande de bourse ” sont nombreux
Pour les étudiants :
- Simplification de la démarche,
- Dossiers sécurisés, par mot de passe, conservés et accessibles,
- Suivi en ligne de l’état d’avancement de leurs dossiers,
- Accélération des démarches,
- Possibilité de simulation en ligne,
- Saisie simplifiée et suffisante à un renouvellement.
Pour l’administration :
- Réduction des flux papiers,
- Réduction des doubles saisies et transfert automatique des données avec PROGOS de MGDIS,
- Suivi des demandes déposées par les demandeurs et pilotage des processus,
- Amélioration de la Qualité de Service ressentie par les administrés.
Dans la continuité de ce premier projet réussi, la Direction de la Recherche et du Transfert de Technologies a souhaité faciliter la gestion administrative de certains types d’aides tels que les Appels à Projets en permettant, par le biais de téléservices, une saisie « dématérialisée ».
Les besoins
Avec ce projet ambitieux, le Conseil Régional d’Aquitaine souhaitait :
- Faciliter les démarches administratives en permettant à tout porteur de projets de télécharger l’appel à projets du Conseil Régional ou tout autre document d’information sur la politique régionale en matière de recherche,
- Faciliter les dépôts de « dossier » c’est-à-dire permettre de saisir les informations utiles à l’instruction du dossier et d’insérer les documents demandés ou nécessaires en dehors des heures de travail, le soir ou le week-end,
- Permettre aux experts sollicités pour avis de télécharger la partie des dossiers sur lesquels ils doivent rendre une expertise et de déposer leurs conclusions en retour,
- Faciliter l’instruction des dossiers en permettant au Conseil Scientifique de l’Université (ou établissement des projets) de valider les projets devant faire l’objet d’une demande de subvention auprès de la région,
- Faciliter l’instruction des dossiers grâce à l’automatisation du transfert des dossiers « dématérialisés » des porteurs de projets vers le progiciel PROGOS gestion des aides versées.
La Réponse
Afin de répondre à ces requêtes stratégique, les sociétés MGDIS et GENITECH (division e-Citiz ) ont uni leurs expertises techniques et fonctionnelles afin d’accompagner le Conseil Régional d’Aquitaine dans la mise en place de ces nouvelles téléservices.
Un « espace collaboratif » fut mis en place en 2007 pour répondre non seulement à une demande de transparence, de meilleure communication et de simplification des procédures de demandes de subventions.
Il a également permis de rationaliser l’action de la collectivité et de moderniser l’instruction de la gestion des subventions versées. Grâce aux technologies employées, les premiers gestionnaires des projets devant faire l’objet d’une demande de subvention sont les porteurs de projets eux-mêmes. Enfin, ces appels à projets « dématérialisés » sont totalement sécurisés tant pour les demandeurs ou porteurs de projets que du côté des experts qui ne peuvent visualiser que les dossiers pour lesquels leur avis est sollicité.
Le bilan
Le bilan depuis 2 ans est positif puisque le dispositif fonctionne normalement, que les porteurs de projets ont adopté le système mis en place et que le Conseil Régional d’Aquitaine gère aujourd’hui près de 400 dossiers par an grâce aux téléservices mis en place.
Selon le Directeur Général des Services :
« C’est une 3ème campagne réussie pour les porteurs de projets et pour le Conseil Régional. 400 dossiers traités, 17millions d’euros accordés.
C’est aussi pour les porteurs de projets un accès plus aisé aux dispositifs d’aides mis en place par la Région Aquitaine, de meilleures pratiques et plus d’efficacité pour les équipes de la Région Aquitaine ainsi que pour le monde de la recherche et développement qui bénéficie à plein de ce système.
En effet, les téléservices permettent de disposer d’un espace de travail collaboratif accessible à tout moment pour l’ensemble des acteurs, d’une démarche simplifiée pour les laboratoires de recherche et les experts sollicités pour avis, de gérer et d’instruire plus rapidement les dossiers par les équipes régionales.
De ce fait, nous participons activement à la modernisation de l’administration publique et envisageons avec sérénité la quatrième campagne. »
