Déjà pionnier avec la refonte de son processus de remise de cartes de transport, le département des Yvelines récidive avec l’allocation d’autonomie. En s’appuyant sur un socle de e-Services et un portail, pour faciliter l’insertion de la nouvelle application au système d’information existant.
« Cela fait presque dix ans que nous avons lancé notre premier chantier de dématérialisation. Et il se trouvait déjà dans le champ de l’action sociale, une des grandes responsabilités des départements ». Thierry Ehret-Franck, DSI du conseil général des Yvelines, fait ici référence à l’application de gestion des demandes de cartes de transport qui a vu le jour dès 1999. Le processus reposait auparavant sur une circulation de dossiers classique, avec des pièces justificatives à fournir pour les prétendants à ces cartes. Mais entre les problèmes de rendez-vous initiaux dans les mairies ou les centres communaux d’action sociale (CCAS), la difficulté à réunir tous les documents, les délais d’acheminement à l’hôtel du département et enfin les procédures de vérification, il s’écoulait en moyenne deux mois entre la demande et l’accord, même – et surtout – pour les personnes qui avaient le plus besoin de ces aides. « Désormais, il ne faut plus que trois jours en moyenne » résume le responsable du département. « Grâce à un site internet, accessible à tous les acteurs de la chaîne administrative. Et grâce à quelques mesures de simplification, sans lesquelles le bénéfice de la dématérialisation n’aurait pas vraiment atteint le citoyen ».
Une solution opérationnelle en location
La solution technique retenue est peu intrusive. Elle repose sur
une solution en mode locatif (SaaS) incluant hébergement et management externalisé .
Issue du Catalogue de la Communauté e-Citiz, elle peut être mise en oeuvre très rapidement. Elle préfigure la nouvelle génération de procédures que le CG 78 met en place, toujours dans le domaine social en s’appuyant sur l’offre d’e-Citiz et de Fast, proposée par la filiale de la Caisse des Dépôts. Le
« Bouquet Social » repose sur un ensemble de services développés et intégrés par la société Génigraph à l’aide de son atelier e-Citiz, des serveurs et enfin un portail internet. Fast assure le rôle de tiers de télétransmission, afin de sécuriser les échanges.
Avec l’aide APA, Les Yvelines implémentent une première téléprocédure. Même si le public visé – essentiellement des personnes âgées - ne bénéficie pas obligatoirement d’un accès personnel à internet, la solution prévoit que des tiers (famille notamment) puissent faire avancer le dossier sur le site, à distance et avant des rendez-vous plus formels avec échanges de documents papier.
Il est encore trop tôt pour que le département francilien dresse le bilan de cette nouvelle dématérialisation. Mais les promoteurs du Bouquet Social ont établi la liste des bénéfices attendus. Ils concernent la qualité du processus d’inscription – et notamment la réduction du nombre de dossiers incomplets, qui atteint 50% en particulier auprès des populations les plus défavorisées. Ils portent aussi sur la réduction des coûts de gestion (archivage, timbres, etc), lesquels représenteraient eux-mêmes 3 à 7% du montant des prestations. Enfin, il s’agit d’améliorer et de personnaliser la relation aux bénéficiaires de l’aide sociale.
Thierry Ehret-Franck donne d’ailleurs un exemple de ces améliorations : « Avant la dématérialisation des dossiers, il fallait fournir, chaque année, lors de la demande de reconduction d’une aide, certains justificatifs pourtant récurrents, comme la preuve de l’âge. Pourtant, quand on a 60 ans en année N, on ne peut en avoir moins, en année N+1… ». Les nouvelles applications, permettent, avec l’accord des intéressés, de conserver des données au niveau du système et de les récupérer pour une future demande. Il est même envisageable de partager certaines informations entre les professionnels de l’action sociale (Urssaf, CAF, etc), pour accélérer encore les processus.
A partir de 2010, d’autres téléservices (Aides PH ,PA …) viendront compléter l’APA afin d’offrir un service complet et de permettre un suivi homogène des demandes réalisées.
